I documenti digitali nativi, o quelli convertiti da cartaceo, vengono fissati nella forma, nel contenuto e nel tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale, mantenendo validità ai fini fiscali e legali, come previsto dal CAD (art. 44).
La soluzione permette di conservare il valore legale dei documenti nel tempo, ed è lo strumento per l’azienda che vuole tutelare il proprio archivio documentale.
Sono numerosi gli ambiti che possono già beneficiare di questa opportunità migliorando l’efficienza e riducendo i costi legati al ciclo di vita dei documenti, ad esempio:
- documentazione fiscale (fatture attive e passive, DdT emessi e ricevuti, ordini e conferme ordine, libro giornale, libro inventari, schede magazzino ecc.)
- documentazione del Personale (Libro Unico del lavoro)
- documentazione sanitaria (referti, diagnostica per immagini)
- documentazione assicurativa (proposte, contratti, fascioli sinistri, comunicazioni e documentazione di supporto ecc.)
- documentazione della PA (delibere, determine, fatture, protocollo ecc.)
- documentazione inerente la Privacy (log degli accessi)
- Posta Elettronica Certificata
La soluzione consente di gestire in modo semplice e sicuro la conservazione sostitutiva di tutti di documenti informatici dell’azienda attraverso un sistema di monitoraggio e controllo potente ed affidabile, è totalmente integrata con il modulo di gestione documentale e si interfaccia con i sistemi che producono documenti tramite connettori configurabili e web services.
I supporti prodotti dal sistema sono facilmente consultabili in qualunque momento, e sono sottoposti ad un monitoraggio automatico continuativo.
Alcuni dei benefici ottenibili: risparmio economico per l’eliminazione di carta e archivi fisici; più tempo per il personale per svolgere attività più produttive; aumento di efficienza nei processi di business grazie ad archivi digitali accessibili direttamente dalla propria scrivania ed al servizio del proprio lavoro; maggiore sicurezza e tutela del patrimonio aziendale.
Punti di forza:
- alta affidabilità e scalabilità
- interfaccia WEB di gestione ed esibizione
- gestione di firma massima
- controllo integrità documenti e sequenzialità numerica
- creazione automatica dei supporti
- sofisticato motore di monitoraggio
- integrazione con la gestione documentale
- connettori e web services per sistemi esterni
- sicurezza
- gestione multi-azienda