PEC Manager

La PEC (Posta Elettronica Certificata), è il canale di comunicazione che la normativa italiana reputa idoneo per la trasmissione dei documenti informatici perché:

• certifica la data e l’ora dell’invio e della ricezione della comunicazione e degli eventuali allegati
• fornisce garanzie sulla provenienza della comunicazione
• assicura la consegna del messaggio al destinatario e l’integrità dei relativi contenuti.

La trasmissione di documenti ed informazioni tramite Posta Elettronica Certificata equivale alla raccomandata A/R di posta tradizionale.

L’accesso alla PEC presenta alcune tipiche criticità, in particolare:
– complessità di individuazione delle informazioni in un elenco con diversi tipi di messaggi
– difficoltà nel recuperare le ricevute di consegna di uno specifico messaggio
– tendenza a non svuotare la cassetta per non perdere informazioni che «domani» potrebbero essere necessarie.

Il modulo PEC Manager risolve queste criticità, gestendo in modo intelligente e sicuro tutte le PEC ed integrandosi in modo nativo con la gestione documentale.
La gestione può essere estesa anche alla PEO (Posta Elettronica Ordinaria).
Lo strumento consente un’elaborazione massiva, un sistema di monitoraggio automatico e gestione dei messaggi di grandi dimensioni.
Nella propria worklist c’è immediata evidenza dei messaggi, fascicoli e mail ricevute.
Un’anagrafica dedicata permette di definire contatti, aziende e gruppi a cui inviare i documenti archiviati.
Se la PEC da inviare ha più destinatari, è possibile anche inviare automaticamente una singola mail per ciascun destinatario.
Funzioni estese di ricerca permettono di rintracciare facilmente spedizioni effettuate o ricevute.
Infine, il motore interno permette il monitoraggio completo delle cassette postali e di eventuali anomalie in ricezione e trasmissione.

L’integrazione con la gestione documentale permette di condividere all’organizzazione le PEC archiviate in base alla tipologia e alla riservatezza delle stesse, con criteri automatici o manuali.

Obiettivi:

• dematerializzazione completa della corrispondenza ricevuta o inviata con conseguenze ottimizzazione nella gestione dei flussi delle informazioni e riduzione dei costi
• condivisione delle informazioni in modo semplice e sicuro
• adeguamento alle normative vigenti in tema di scambio di documenti in formato elettronico
• gestione separata ottimale delle comunicazioni che contengono nella stessa PEC allegati relativi ad argomenti differenti
• presenza di moduli di monitoraggio automatico del sistema, per ridurre al minimo la supervisione manuale e per assicurare la continua efficienza del sistema
• eliminazione delle problematiche relative alla saturazione delle caselle PEC grazie al download automatico dei messaggi nel repository locale